Die 5W2H-Methode ist ein bewährtes Instrument zur Planung und Organisation von Projekten, Aufgaben sowie Prozessen und zur Erlangung einer glasklaren Problembeschreibung. Die Methode basiert auf sieben Fragen, die in englischer Sprache mit den Buchstaben W und H beginnen: Who, What, When, Where, Why, How und How many. In diesem Blog erfahren Sie, wie die 5W2H-Methode angewendet werden kann, um Probleme glasklar und unmissverständlich zu beschreiben. Das bedeutet am Beginn einer Problemlösung zwar etwas mehr Aufwand, erspart Ihnen aber später im Prozess viel Ärger, unnötige und zeitraubende Irrwege und falsche Ergebnisse!
Ein Problem kann in vielen verschiedenen Formen auftreten und ist ein Zustand, der von dem gewünschten oder erwarteten Ergebnis abweicht. Im Wesentlichen ist ein Problem der Unterschied zwischen dem wie es sein SOLL und dem wie es gerade IST. Es kann sich um ein technisches Problem, ein organisatorisches Problem, ein Qualitätsproblem, ein Kundenproblem, um eine Abweichung zu den geplanten Zahlen bzw. Zielen, uvm. handeln.
Die 5W2H-Methode ist ein Instrument zur Planung und Organisation von Aktivitäten und Projekten und zur Erlangung einer glasklaren bzw. unmissverständlichen Problembeschreibung. Sie basiert auf sieben Fragen und lauten wie folgt:
+ Wer? Wer ist beteiligt? Wer ist verantwortlich? Wer hat das Problem identifiziert?
+ Was? Was wird gemacht? Was sind die Ziele? Was ist das Problem genau? – verwenden Sie Zahlen, Daten, Fakten, wo immer möglich!
+ Wann? Wann beginnt das Projekt? Wann muss es abgeschlossen sein? Wann wurde das Problem identifiziert?
+ Wo? Wo wird das Projekt durchgeführt? Wo befinden sich die Ressourcen? Wo wurde das Problem identifiziert?
+ Warum? Warum wird das Projekt durchgeführt? Warum ist es wichtig? Warum ist es ein Problem für den Kunden?
+ Wie? Wie wird das Projekt durchgeführt? Wie werden die Ziele erreicht? Wie wurde das Problem identifiziert?
+ Wie viel? Wie viel kostet das Projekt? Wie viel Zeit und Ressourcen werden benötigt? Wieviel Stück sind betroffen?
>> Fokussieren Sie sich auf die Details und beantworten Sie jede Frage so genau wie möglich. Im besten Fall mit Zahlen, Daten und Fakten! Nutzen Sie dabei zum Beispiel Fehlersammelkarten, Histogramme, Paretto – Diagramme, Control Charts oder einfach nur Strichlisten die mit der Hand erstellt werden!
>> Stellen Sie sicher, dass alle beteiligten Personen in die Lösung des Problems einbezogen werden.
>> Überprüfen Sie die Antworten regelmäßig, um sicherzustellen, dass das Problem effektiv gelöst wurde.
Die 5W2H-Methode kann in vielen verschiedenen Bereichen angewendet werden, wie zum Beispiel bei der Verbesserung von Geschäftsprozessen, der Identifizierung von Produktionsproblemen, bei der Erreichung von Zielen im Team, im Bereich, im Unternehmen, oder bei der Lösung von Kundenbeschwerden.
Die 5W2H-Methode ist eine einfache, aber effektive Methode zur glasklaren und unmissverständlichen Beschreibung eines Problems, eines Fehlers. Durch die systematische Beantwortung der sieben Fragen können alle Aspekte des Problems berücksichtigt werden. Die Anwendung der 5W2H-Methode hilft dabei, sicherzustellen, dass das Problem erfolgreich abgeschlossen bzw. effektiv gelöst wird, indem unter anderem auch alle Beteiligten eingebunden und ein klares Verständnis davon haben, was zu tun ist. Das bedeutet am Beginn einer Problemlösung zwar etwas mehr Aufwand, erspart Ihnen aber später im Prozess viel Ärger, unnötige und zeitraubende Irrwege und falsche Ergebnisse!